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Problemas de organización del tiempo

13 de marzo de 2012



La teoría es fácil. Llevarla a cabo, más complicado. Sabemos que debemos priorizar las tareas, asignarlas los tiempos estimados, reservar espacios para las injerencias e imprevistos y valorar las tareas en función de sus necesidades e importancia.

Pero, en ocasiones, no sabemos ver nuestros errores. Algunas veces priorizamos mal los contenidos y sobre cargamos la agenda con problemas que no corresponden a nuestras tareas diarias.

Motivos que obstaculizan nuestro tiempo.

Nuestras dependencias para administrar mal el tiempo, vienen encabezados por:

Aprender a decir NO:

Algunas veces nos involucramos demasiado en las tareas, sin parar a decidir la necesidad de las mismas. En ocasiones no sabemos decir no al teléfono o alguna propuesta, sin pararnos a pensar si las razones por las que “siempre estás dispuesto a todo” se basan en la motivación de ser aceptado en el grupo, de no caer en agrado a los compañeros o, simplemente, no saber decir en positivo frases negativas. Me refiero a “me hubiera gustado haberte ayudado, sin embargo no me ha sido posible hoy”.

¡Esto es urgente!

Cuantas veces nos lo han dicho y demostrado que, realmente, no tiene tanta prisa. Sin embargo, la citada premisa inunda nuestra actividad diaria desbaratando todo tipo de planes u organización.

Estas urgencias denotan dos valores en el comportamiento profesional.

a)      Por un lado debemos aprender a delegar o ignorar aquellas que no son urgentes o tan prioritarias. Un típico ejemplo es “tienes que organizar tu espacio de trabajo: lo tienes mal”, pero lo puedes hacer en ese momento o desplazarlo en el tiempo

b)      Si todas tus tareas son urgentes, debemos reflexionar sobre la capacidad propio de organizar tu propio trabajo y funciones. Algo estamos haciendo mal, para que todo sea inmediato: o no nos anticipamos a las funciones o retrasamos decisiones que postergan tareas que terminan siendo urgentes.

Trasladar tareas no atractivas

Es una labor, quizás inconscientes, pero habitual en el día a día, la de retrasar tareas que por interés o dificultad intentamos delegar a periodos posteriores. Sin embargo, el problema se “enquista” y en lugar de mejorar empeora, cometiéndose errores o convirtiéndose en urgentes.

Esta actitud suele derivarse del miedo a fracasar o tener éxito del empleado que pueda tener miedo a tareas nuevas de mayores exigencias.

En caso de ser frecuente, debiera de buscarse la ayuda de un profesional

Distracción habitual

La consecución de objetivos debe ser tranquila y constante. Si te enfrentas a una tarea difícil y quieres resolverla al instante, puede causarte problemas de ansiedad o frustración.

Es muy interesante dosificar los esfuerzos de concentración en las tareas, para evitar problemas de ansiedad. La solución es intentar ser constante en la consecución de objetivos y tareas para evitar situaciones más complicadas.

Temor al fracaso

El exceso de responsabilidad puede generar miedos a no alcanzar las metas propuestas. Para ello es importante motivarnos nosotros mismos.  Es importante valorar nuestros éxitos, motivarnos a nosotros mismos por alcanzar nuestras pequeñas metas. Hablar en negativo de sus aptitudes es perjudicial para nosotros mismos, ese sentimiento negativo propio, propicia o promociona errores y no alcanzar los objetivos previstos.

Perfeccionismo

No es útil ser perfeccionista, en ocasiones se convierte en excusa para inhibirse de las acciones, de las complicaciones y sirve para redimirse de errores cometidos.

Para ayudarse hay que buscar el motivo, fracaso o miedo, de ser tan perfeccionista y no llegar.

¿Alguna consulta o sugerencia que no haya podido quedar excesivamente clara?






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