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5 causas que matan el tiempo productivo en la empresa y cómo evitarlo.

8 de agosto de 2012



La jornada laboral tiene 40 horas semanales. En algunas empresas se trabajan 45 horas y en otras hasta 60 horas, aunque a la hora de medir la productividad de ese tiempo, las cifras podrían no ser muy acordes a las horas de trabajo. Ya apareció un vídeo sueco donde se decía que los españoles trabajamos muchas horas, pero la mayoría de esas horas no estábamos trabajando. Puede que no nos sentara bien, pero tampoco podemos decir que el vídeo no llevara algo de razón.

Por otra parte, Microsoft realizaba un estudio en el que se decía que de una jornada laboral de 45 horas, había 17 horas en las que no éramos productivos. Sería el equivalente a decir que únicamente trabajamos 3 días a la semana. El resto del tiempo, estamos trabajando pero sin trabajar, al menos de forma útil. ¿Qué causas son las que matan nuestra productividad en la empresa?



Los peligros de productividad más comunes son los objetivos poco claros, falta de comunicación del equipo y las reuniones ineficaces

1. Reuniones ineficaces.

Es la causa número 1 dentro del tiempo menos productivo. Reuniones las hay de 2 tipos: Las de los viernes a última hora y las de los lunes a primera hora. Ambas tienen algo en común, y es que no se dice nada que no sepamos ni se llegan a conclusiones claras tras la reunión.

Incluso la gran mayoría de los expertos aseguran que cuando una empresa necesita una reunión semanal, es porque la plantilla no tiene los objetivos demasiado claros o su trabajo no está bien definido.

En otras empresas, no sólo es una pérdida de tiempo, sino una pérdida económica para la empresa, ya que en algunas compañías hacen reunirse a comerciales de distintas ciudades una vez por semana.

Posibles soluciones: Nuestra compañera Victoria Bernal es partidaria de las reuniones únicamente cuando son necesarias para tratar puntos de relevada importancia, pero no hay que convertir en rutina una reunión semanal en la que a veces no tenemos nada nuevo que decir respecto a la última reunión. Y si nuestra empresa tiene personas que deben hacer cientos de kilómetros para una reunión, es cuando debemos hacer un uso inteligente de la tecnología, ya que hoy día no es necesario que un trabajador se personifique en la empresa, pudiendo estar presente telemáticamente. Eso supone un ahorro en gasolina, dietas y no fomentamos el cansancio del trabajador, el cual deberá meterse unas cuantas horas de viaje para asistir. Si además, sale con la sensación de que la reunión no ha sido productiva, con el tiempo acabará cansado y desmotivado.

2. El jefe.

Dentro de la improductividad laboral, no podemos negar que el jefe tiene su parte de culpa . Por regla general no lo hace conscientemente, aunque suele hacer perder la concentración en el lugar de trabajo.

Supongamos que tu jefe te pide que acabes un proyecto lo antes posible, pues le urge. El proyecto requiere atención, dedicación y concentración. Una vez estás en ello, tu jefe llama a la puerta de tu oficina para preguntarte: "¿Has acabado ya lo que te pedí?". A lo que respondes: "No, aún me quedan unos 20 minutos". Es una interrupción innecesaria, ya que debería dar por hecho que cuando lo tenga acabado, te lo dirá. Otros deciden hacer perder algo de más tiempo, llamándote a su despacho para hacerte la misma pregunta o cualquier otra pregunta que podría esperar.

Otros jefes no pueden vivir sin diariamente detener el funcionamiento de la empresa para organizar pequeñas "reuniones" entre departamentos de la empresa.

Solución: Hay que fomentar en la empresa el correo electrónico, pues si estamos ocupados y concentrados leeremos el correo electrónico cuando acabemos. En ocasiones, el contenido de una charla general suele caber en 4 lineas que se podrían enviar en un correo. Si alguien tiene alguna duda, la preguntará.

3. Internet.

Internet se ha convertido en una herramienta necesaria y productiva en la empresa, claro que es uno de los mayores riesgos para la productividad en el negocio. La mayoría de los trabajadores reconocen que al no tener mucho tiempo libre, deben hacer pequeñas gestiones desde el ordenador de la empresa.

Por pequeñas gestiones tendríamos las necesarias, como puede ser hacer algún movimiento bancario personal, enviar un mensaje a nuestra pareja para decirle que se te ha olvidado cualquier cosa y que tendrá que hacerlo ella, etc...

Tendríamos las menos necesarias, como contratar un viaje para un fin de semana desde el ordenador de la empresa o mirar las ofertas de ropa que hay en internet. Un alto porcentaje de trabajadores, aseguran que su boda la prepararon desde el terminal de la empresa, eligiendo el vestido, buscando restaurantes, etc...

El Porno. Más común de lo que parece. Mientras la mujer es más de visitar webs de viajes, novias y ropa, el hombre es algo más "clásico". Las empresas de las webs porno más importantes, aseguran que el mayor pico de tráfico que reciben viene en horario laboral.

Solución: Quizás el uso de internet en el trabajo sí necesitaría una reunión para explicar ciertos aspectos con los que no cuentan muchos trabajadores, comenzando por la seguridad, ya que una navegación por ciertas páginas puede exponer todos los terminales de la empresa a un virus o un robo de datos. Victoria asegura que vivió en su propia empresa cómo el uso indiscriminado del "messenger" y páginas webs de diversas temáticas, le costó a su empresa más de 10.000 euros para restaurar el sistema informático. "Nadie lo hizo conscientemente, por lo que el error fue no advertir a los trabajadores sobre estos peligros". No obstante, existen diversas herramientas para medir la productividad que le damos a internet en el trabajo.

4. Los acontecimientos deportivos.

Los mundiales, finales de liga. En definitiva: La roja. Cuando juega España, jugamos todos. Si tu empresa no es una cadena de bares, probablemente en los acontecimientos deportivos importantes que coincidan en la jornada laboral, te harán perder dinero y productividad.

Solución: No hay ninguna solución, ya que aunque obligaras a tus trabajadores, esos días suele detenerse casi todo el país, así que puede ser buen momento para estrechar lazos y fomentar el espíritu de equipo en la empresa. No luches contra corriente y pon un televisor grande en la empresa para que todos podáis ver el partido y disfrutarlo.

Importante: No se aconseja estrechar lazos en la empresa en una final Madrid-Barcelona si hay de ambos bandos, ya que la cosa podría acabar mal :)

5. Las relaciones en la empresa.

Hay empresas que tienen una política muy clara en cuanto las relaciones sentimentales en el trabajo, y consiste en trasladar a uno de los dos, despedir a uno o despedir a los dos. No obstante, puede que también estemos luchando a contra-corriente, ya que en un mundo en el que dedicamos todo el día prácticamente al trabajo, la mayoría de las relaciones comienzan en la empresa.

Si bien al principio todo puede resultar muy..."bonito", el mayor problema podría surgir en el caso de que los novios acaben como "el perro y el gato". Del mismo modo habría que distinguir el castigo que merecería una relación entre dos trabajadores solteros, dos trabajadores casados (o uno casado y otro soltero) y la relación más peligrosa, que sería jefe con empleado. Una cosa está clara, y es que tener una pareja que recién comienza en la empresa, hace que sean más propensos a atravesar momentos poco productivos

Solución: Reconozco que personalmente yo no sería capaz de despedir a alguien por enamorarse de una persona en el trabajo, ya que incluso lo veo incontrolable, pero al mismo tiempo sano. Eso sí, estoy seguro de que no me temblaría el pulso para despedir a un jefe que por "calentura" mantiene relaciones esporádicas con una empleada casada o soltera, ya que debería saber que ésta podría dar problemas con una denuncia por acoso, violación, etc...

Una cosa está clara, y es que a pocos empresarios le gustan los romances en el trabajo, claro que... una vez llega... difícil elegir qué camino tomar, sobre todo cuando la relación es sana. No obstante, si en algo coinciden cientos de manuales que se han escrito sobre las relaciones en el trabajo, es que si hay posibilidad de enviarlos a distintos departamentos de la empresa, mucho mejor.





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