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Conclusión: ¿El mejor día y hora para hacer una reunión de empresa?

8 de julio de 2013



En el grupo de Directivos y Dirigentes se abría un debate sobre cuál sería el mejor día de la semana para hacer una reunión de empresa. Algunos pensaban que los lunes a primera hora, otros que los viernes a última hora, y los más elocuentes pensaban que entre semana sería mucho mejor. Claro que según publicaba Expansión, los expertos de Recursos Humanos consideran que el mejor día sería el martes a las cuatro de la tarde.

A nuestro parecer, ni lunes, ni martes ni domingos. Toda empresa que tenga un día y hora fijado en el calendario para hacer una reunión semanal, es una empresa ineficiente (bajo mi punto de vista). Siempre he comparado el tener un día fijado para reuniones con el tener un día fijado para tener relaciones íntimas con tu pareja, donde muchas parejas piensan que el mejor día es en sábado por la noche, debido a que ya han descansado de la semana laboral y el domingo no tienen que madrugar.

Del mismo modo que para una pareja el día ideal para mantener relaciones es "cuando apetece", una reunión debe ser convocada cuando hay temas importantes que tratar y no como rutina empresarial.

Quizás una empresa no deba tener durante un mes ni una sóla reunión y, en cambio, en una semana específica deba tener 2 reuniones. Si hiciéramos una encuesta a los trabajadores sobre lo que piensan de las reuniones programadas de empresa, nos dirían que son una pérdida de tiempo, pues básicamente se tratan los mismos temas y rara vez se dice o se aprende algo nuevo, o lo que es más grave, rara vez encuentran que los puntos expuestos tengan una solución por parte de la empresa.

Si a esto añadimos que puede haber trabajadores que se tengan que desplazar en un número de kilómetros considerable, el hecho de tener una reunión improductiva o repetitiva, lo único que hace es desmotivar y cansar a esa persona.

Si echo un vistazo años atrás, durante 3 meses estuve haciendo 275 km para asistir todas las semanas a las reuniones de empresa los viernes por la tarde. Cada vez que salía de la reunión tenía la sensación de que había perdido más de 10 horas de mi tiempo y cerca de 600 km innecesarios para asistir a una reunión cuyos puntos me podrían haber contado por teléfono. Semana tras semana se exponían problemas que semana tras semana seguían sin darles una solución, hasta que finalmente uno se sienta con su Gerente para decirle que no asistirás a una reunión más hasta que no se solucione el problema que estás planteando.

Años más tarde, cuando has sido víctima de las pérdidas de tiempo causadas por estas innecesarias reuniones dadas por las políticas de empresa, y eres el encargado de dirigir equipos de personas, se intenta no cometer los mismos errores que has vivido.

Como conclusión, y durante mi etapa en dirección y gestión de equipos, quedó más que demostrado que el hacer una reunión únicamente cuando es necesario y promete ser productivo, hace que las personas no pierdan el interés ni vengan con desgana a la empresa cuando se convoca una reunión, además de intentar hacer todo lo posible por tomar buena nota de todos los comentarios que los trabajadores sacan en la reunión de empresa, ya que de lo contrario, estas reuniones son completamente inservibles.

Por regla general, la idea de hacer reuniones semanales siempre suelen venir de personas que no se han tenido que tragar reuniones semanales en la parte baja del organigrama empresarial. De ser así, tendrían otro punto de vista muy diferente. Siempre habrá excepciones, claro está, y siempre hablando de mi propia visión particular y personal, que si bien puede ser acertada o equívoca, lo cierto es que al menos hay que planteárselo. Siempre abierto a opiniones.






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